Projekt procedury operacyjnej
Procedury KSeF
Meblex sp. z o.o. (dane fikcyjne pokazowe, NIP 000-000-00-00) - wystawianie, odbieranie i kontrola faktur. Procedurę przygotowuje Biuro Rachunkowość Prosta na podstawie ustaleń z klientem.
PROJEKT do przeglądu przez Meblex sp. z o.o., Biuro Rachunkowość Prosta oraz dostawcę systemu Wistula. Dokument nie zawiera sekretów, tokenów ani danych logowania.
1. Role i uprawnienia w KSeF
| Czynność | Właściciel | Zastępca | Termin | Dowód | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|
| Administrowanie dostępem do KSeF (nadawanie i odbieranie uprawnień) | Piotr Zieliński, prezes Meblex | Marek Kruk, wspólnik | na bieżąco, przy każdej zmianie ról | [UZUPEŁNIJ: potwierdzenie nadania/odebrania uprawnień w systemie KSeF lub e-mail potwierdzający] | Rola nadrzędna dla pozostałych uprawnień w organizacji |
| Wystawianie faktur sprzedażowych i przesyłanie do KSeF | Ewa Lis | Tomasz Gajda | na bieżąco, w dniu wystawienia | Rejestr faktur w systemie Wistula, status wysyłki | [WYMAGA WERYFIKACJI: czy w praktyce wystawia wyłącznie Ewa Lis i Tomasz Gajda, czy również Główny Księgowy - w rozmowie pojawiły się sprzeczne wskazania] |
| Pobieranie faktur zakupowych i potwierdzanie przyjęcia | Karolina Mazur, księgowa | Tomasz Gajda | [UZUPEŁNIJ: częstotliwość pobierania - dziennie/co ile godzin] | Rejestr pobrań w systemie Wistula lub raport księgowy | - |
| Wgląd i pobieranie dokumentów po stronie biura rachunkowego | Biuro Rachunkowość Prosta | [UZUPEŁNIJ: osoba zastępująca w biurze] | zgodnie z harmonogramem księgowań, uzgodnienie do 10. dnia miesiąca | Umowa o świadczenie usług księgowych opisująca podział odpowiedzialności | Biuro posiada własne uprawnienia w KSeF nadane przez Meblex, zakres wyłącznie podglądowy i pobierania |
Podział firma i biuro: Meblex wystawia faktury sprzedażowe (Ewa Lis i Tomasz Gajda) i pobiera faktury zakupowe (Karolina Mazur, zastępstwo Tomasz Gajda). Biuro Rachunkowość Prosta posiada własne uprawnienia w KSeF nadane przez Meblex w zakresie podglądu i pobierania, księguje dokumenty i wykonuje uzgodnienie miesięczne do 10. dnia miesiąca. [UZUPEŁNIJ: kto po stronie firmy lub biura reaguje na błędy wysyłki poza automatycznym ponawianiem oraz kto zarządza nadawaniem uprawnień operacyjnych poza rolą administratora].
2. Certyfikaty i dostępy
| Osoba lub podmiot | Rodzaj uprawnienia | Zakres | Kto nadał | Typ certyfikatu | Przegląd | Warunek odebrania |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Piotr Zieliński, prezes | Właścicielskie (administrator) | pełny zakres, zarządzanie uprawnieniami | z mocy funkcji / KRS | [UZUPEŁNIJ: typ certyfikatu przypisanego prezesowi] | [UZUPEŁNIJ: data przeglądu] | odwołanie funkcji prezesa lub zmiana reprezentacji |
| Marek Kruk, wspólnik | Właścicielskie, zastępcze | pełny zakres jako zastępca administratora | Piotr Zieliński | [UZUPEŁNIJ: typ certyfikatu] | [UZUPEŁNIJ: data przeglądu] | zakończenie pełnienia funkcji zastępcy |
| Ewa Lis | Bezpośrednie | wystawianie faktur sprzedażowych | Piotr Zieliński | [UZUPEŁNIJ: typ certyfikatu] | [UZUPEŁNIJ: data przeglądu] | zmiana stanowiska lub ustanie zatrudnienia |
| Tomasz Gajda | Bezpośrednie | wystawianie faktur sprzedażowych, zastępstwo w pobieraniu zakupowych | Piotr Zieliński | [UZUPEŁNIJ: typ certyfikatu] | [UZUPEŁNIJ: data przeglądu] | zmiana stanowiska lub ustanie zatrudnienia |
| Karolina Mazur | Bezpośrednie | pobieranie faktur zakupowych, prowadzenie rejestru awaryjnego offline | Piotr Zieliński | [UZUPEŁNIJ: typ certyfikatu] | [UZUPEŁNIJ: data przeglądu] | zmiana stanowiska lub ustanie zatrudnienia |
| Biuro Rachunkowość Prosta | Pośrednie | podgląd i pobieranie dokumentów | Piotr Zieliński / Meblex sp. z o.o. | certyfikat wystawiony na spółkę Meblex, aktywacja 1 listopada 2026 | [UZUPEŁNIJ: data przeglądu] | rozwiązanie umowy o usługi księgowe |
W tej matrycy nie zapisuje się tokenów, plików certyfikatów, haseł ani danych logowania. Typ certyfikatu (Typ 1 lub Typ 2) i osoba odpowiedzialna za jego przechowywanie: [UZUPEŁNIJ: czego brakuje - ustalić typ certyfikatu i wskazać właściciela przechowywania po stronie Meblex lub biura].
3. Obieg faktury sprzedażowej
- Przygotowanie danych faktury sprzedażowej w systemie Wistula przez Ewę Lis lub Tomasza Gajdę (skala ok. 300 faktur miesięcznie).
- Kontrola poprawności danych przed wysyłką - [UZUPEŁNIJ: kto i w jaki sposób weryfikuje dane przed wysyłką, jaki jest dowód kontroli].
- Automatyczna wysyłka faktury do KSeF bezpośrednio z systemu Wistula, bez ręcznej ingerencji.
- Sprawdzenie przyjęcia faktury i nadania numeru KSeF - [UZUPEŁNIJ: czego brakuje - gdzie w Wistuli widoczny jest status przyjęcia, numer KSeF i ewentualny błąd].
- Zapis numeru KSeF i udostępnienie faktury kontrahentowi zgodnie z wymaganym trybem.
- Przekazanie danych faktury do ksiąg rachunkowych (Biuro Rachunkowość Prosta, system Rachmistrz) oraz do rozliczenia płatności.
System fakturowania: Meblex korzysta obecnie z systemu Wistula do wystawiania i wysyłki faktur (wcześniej używano Subiekta). Księgowość prowadzona jest przez Biuro Rachunkowość Prosta w systemie Rachmistrz. [UZUPEŁNIJ: wersja systemu Wistula oraz źródło potwierdzające zgodność programu z wymogami KSeF - np. deklaracja producenta].
W przypadku błędu wysyłki lub niedostępności systemu KSeF, Wistula ponawia wysyłkę automatycznie co godzinę. [UZUPEŁNIJ: czego brakuje - gdzie w Wistuli widoczny jest status ponawiania i błędów, oraz kto monitoruje skuteczność ponowień].
4. Obieg faktury zakupowej
- Karolina Mazur, księgowa, pobiera faktury zakupowe z systemu KSeF - [UZUPEŁNIJ: częstotliwość pobierania, np. codziennie rano].
- Dokument trafia do systemu Wistula i/lub Rachmistrz - [UZUPEŁNIJ: dokładna ścieżka przepływu dokumentu między systemami].
- Akceptacja dokumentu - [UZUPEŁNIJ: kto akceptuje fakturę zakupową merytorycznie przed księgowaniem].
- Księgowanie i przekazanie do płatności wykonuje Biuro Rachunkowość Prosta w systemie Rachmistrz.
- Brak spodziewanej faktury wykrywany jest [UZUPEŁNIJ: sposób wykrywania braku - np. porównanie z zamówieniem lub umową].
- Różnicę zamyka się w ramach uzgodnienia miesięcznego prowadzonego przez biuro do 10. dnia miesiąca.
Dowód wykonania: [UZUPEŁNIJ: raport pobrania z Wistuli, lista akceptacji lub inny ślad potwierdzający pobranie i akceptację 150 faktur zakupowych miesięcznie].
5. Postępowanie z odrzuconymi i brakującymi
| Data | Numer własny | Oznaczenie kontrahenta | Komunikat | Tryb | Działanie | Numer nadany | Kto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [UZUPEŁNIJ: przykładowa data zdarzenia] | [UZUPEŁNIJ: numer własny faktury] | [UZUPEŁNIJ: oznaczenie kontrahenta] | [UZUPEŁNIJ: treść komunikatu błędu z Wistuli] | [UZUPEŁNIJ: tryb wysyłki w chwili odrzucenia] | Poprawa i ponowna wysyłka tego samego dnia | [UZUPEŁNIJ: numer KSeF po poprawie lub brak] | Ewa Lis / Tomasz Gajda |
Faktury odrzucone przez KSeF są poprawiane i wysyłane ponownie tego samego dnia przez osobę wystawiającą (Ewa Lis lub Tomasz Gajda). [UZUPEŁNIJ: próg eskalacji, gdy poprawa nie jest możliwa tego samego dnia, oraz kto jest informowany w takim przypadku]. Rytm przeglądu odrzuceń i braków odbywa się w ramach uzgodnienia miesięcznego prowadzonego przez biuro do 10. dnia miesiąca. Obsługa brakującej faktury zakupowej: [UZUPEŁNIJ: konkretna ścieżka postępowania, gdy kontrahent nie dostarczył spodziewanej faktury].
6. Awaria KSeF i tryb offline
| Tryb | Kto rozpoznaje | Źródło | Czy przesłać później | Termin i przykład |
|---|---|---|---|---|
| Tryb offline24 | [UZUPEŁNIJ: osoba rozpoznająca decyzję o trybie offline24] | decyzja firmy | tak | [UZUPEŁNIJ: reguła i przykład z dniem tygodnia] |
| Tryb offline przy niedostępności KSeF | Karolina Mazur, prowadzi rejestr faktur wystawionych offline z kodem QR | [UZUPEŁNIJ: kanał komunikatu Ministerstwa Finansów o niedostępności] | tak | [UZUPEŁNIJ: termin przesłania faktur z trybu offline do weryfikacji KSeF po przywróceniu dostępności - czego brakuje] |
| Tryb awaryjny przy awarii KSeF | Karolina Mazur, prowadzi rejestr faktur wystawionych offline z kodem QR | [UZUPEŁNIJ: kanał komunikatu Ministerstwa Finansów o awarii] | tak | [UZUPEŁNIJ: termin przesłania po ustaniu awarii] |
| Awaria całkowita KSeF | [UZUPEŁNIJ: osoba rozpoznająca awarię całkowitą] | [UZUPEŁNIJ: kanał ogłoszenia awarii całkowitej] | nie | Faktur z tego trybu nie przesyła się do systemu. |
Awaria całkowita nie ma kroku późniejszego przesłania i faktury z tego trybu nie otrzymują numeru KSeF.
Karta zdarzenia
W razie awarii lub niedostępności KSeF faktury wystawiane są w trybie offline z kodem QR. Rejestr zdarzenia prowadzi Karolina Mazur. [UZUPEŁNIJ: czego brakuje - pełna procedura domknięcia kolejki offline po przywróceniu dostępu, w tym: data zdarzenia, tryb, źródło informacji o awarii, decyzja o uruchomieniu trybu, lista faktur objętych trybem, termin obowiązkowego przesłania do KSeF, uzyskane numery KSeF, właściciel zamknięcia kolejki oraz wnioski z incydentu].
7. Uzgodnienia po zamknięciu miesiąca
| Porównanie | Wynik | Różnica | Właściciel | Termin | Dowód zamknięcia |
|---|---|---|---|---|---|
| Wistula / KSeF / Rachmistrz (księgi) / rejestr płatności | [UZUPEŁNIJ: wynik uzgodnienia za dany miesiąc] | [UZUPEŁNIJ: opis ewentualnej różnicy] | Biuro Rachunkowość Prosta | do 10. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym | [UZUPEŁNIJ: forma dowodu zamknięcia - np. protokół uzgodnienia lub raport] |
Uzgodnienie liczby i statusu faktur sprzedażowych (ok. 300 miesięcznie) i zakupowych (ok. 150 miesięcznie) między systemem Wistula, KSeF, księgami w Rachmistrzu i rejestrem płatności wykonuje Biuro Rachunkowość Prosta do 10. dnia miesiąca. [UZUPEŁNIJ: zasada obsługi otwartych odrzuceń, braków, kolejek offline oraz faktur bez numeru KSeF z powodu awarii całkowitej, które pozostają nierozliczone na dzień uzgodnienia].
8. Odpowiedzialność i terminy
Przegląd
[UZUPEŁNIJ: rytm okresowego przeglądu procedury oraz zdarzenia uruchamiające aktualizację poza harmonogramem, np. zmiana systemu fakturowania z Subiekta na Wistulę]
Źródła
[UZUPEŁNIJ: konkretne adresy źródeł - np. komunikaty Ministerstwa Finansów o dostępności KSeF, dokumentacja Wistuli - oraz data ich sprawdzenia]
Braki do domknięcia
| Brak | Kto domyka | Do kiedy | Pilność |
|---|---|---|---|
| Typ certyfikatu (Typ 1 czy Typ 2) i wskazanie właściciela przechowywania | [UZUPEŁNIJ: osoba odpowiedzialna po stronie Meblex lub biura] | [UZUPEŁNIJ: data] | wysoka |
| Miejsce w systemie Wistula, gdzie widoczny jest status KSeF, numer faktury i błędy wysyłki | [UZUPEŁNIJ: osoba odpowiedzialna, ewentualnie kontakt z dostawcą Wistuli] | [UZUPEŁNIJ: data] | wysoka |
| Procedura domknięcia kolejki offline po przywróceniu dostępu do KSeF | Karolina Mazur | [UZUPEŁNIJ: data] | wysoka |
| Termin przesłania faktur z trybu offline do weryfikacji KSeF po ustaniu przyczyny | [UZUPEŁNIJ: osoba odpowiedzialna] | [UZUPEŁNIJ: data] | wysoka |
| Sprzeczność w ustaleniach dotyczących osoby wystawiającej faktury sprzedażowe (Główny Księgowy vs Ewa Lis i Tomasz Gajda) | [UZUPEŁNIJ: osoba wyjaśniająca ostateczny podział ról] | [UZUPEŁNIJ: data] | średnia |
Dokument przygotowany w Pracowni AiXperts. Wymaga przeglądu osoby odpowiedzialnej. Projekt porządkuje pracę operacyjną, nie jest poradą podatkową ani potwierdzeniem gotowości lub zgodności firmy.