Wdrożenie KSeF bez ryzyka zgubionych faktur i bez niejasności, kto pilnuje wyjątków

Jak rozumiemy Waszą sytuację

Obawiacie się, że po wejściu obowiązkowego KSeF faktury zaczną ginąć między systemem sprzedażowym a księgowością, a nikt u Was nie będzie wiedział, kto pilnuje odrzuconych dokumentów. To nie jest teoretyczne ryzyko: przy 60 fakturach sprzedaży miesięcznie i braku ustalonego właściciela procesu wystarczy jeden tydzień nieuwagi, żeby dokument wpadł między systemy bez śladu.

Prezes patrzy na to przez koszt i ryzyko kary. Główna Księgowa, jako osoba, na którą to realnie spadnie, patrzy przez ilość dodatkowej pracy, którą KSeF jej doda bez wsparcia. Obie perspektywy są słuszne i obie muszą być zaadresowane w tym samym zakresie, nie osobno.

Co kosztuje pozostawienie tego bez zmian

Co proponujemy

Po realizacji macie działający, opisany obieg faktur w KSeF z jasno wskazaną osobą odpowiedzialną za odrzucenia i wyjątki. Dochodzimy do tego przez przegląd obecnego obiegu faktur, konfigurację uprawnień i certyfikatu w KSeF, spisanie procedury postępowania na wyjątki oraz szkolenie dwóch osób w Waszej siedzibie.

Po wdrożeniu Główna Księgowa albo wskazana przez Was osoba będzie otrzymywać regularny raport z odrzuceniami, żeby "kto pilnuje wyjątków" nigdy nie było pytaniem bez odpowiedzi. Pracujemy na Waszych danych i systemach, nie zmieniamy konfiguracji ERP, ponieważ to zakres Waszego integratora.

Co obejmuje realizacja, a czego nie

Cena za uzgodniony zakres

Zakres jest zamknięty i uzgodniony, dlatego cena jest jedna, nie widełki do negocjacji.

Dlaczego tyle

Cena wynika z uzgodnionego zakresu i realnego ryzyka, jakie adresuje, nie jest punktem wyjścia do targowania. Składa się z:

• Pracy jednorazowej przy wdrożeniu: przegląd, konfiguracja, procedura i szkolenie to praca skoncentrowana w sześciu tygodniach, wymagająca dostępu do Waszych systemów i uzgodnień z integratorem.
• Adresowania konkretnego ryzyka: procedura na wyjątki i wskazanie właściciela procesu to odpowiedź na Wasz główny lęk, nie ogólny szablon.
• Opieki po wdrożeniu: stawka miesięczna pokrywa uzgodnienia po zamknięciu miesiąca, kiedy rozjazdy między KSeF a księgami są najbardziej widoczne.

Co zmienia cenę: w dół, [UZUPEŁNIJ: warunek, np. mniejsza liczba osób do przeszkolenia]; w górę, jeśli podczas przeglądu okaże się, że liczba osób obsługujących faktury lub złożoność wyjątków jest większa niż zakładana na starcie.

Jak to wyglądało w podobnej sytuacji

Robiliśmy porównywalne wdrożenia dla hurtowni budowlanej oraz dwóch spółek transportowych. Referencje i szczegóły dostępne po podpisaniu NDA.

[UZUPEŁNIJ: cytat referencyjny wraz ze zgodą, dostępny po NDA, albo opis dowodu kompetencji z tych trzech wdrożeń]

Co, jeśli to nie zadziała

• Gwarancja pierwszego miesiąca. Jeśli po wdrożeniu w pierwszym miesiącu wyjdzie rozjazd między KSeF a księgami, poprawiamy bez dodatkowej opłaty.
• Granica odpowiedzialności. Nie odpowiadamy za błędy lub awarie po stronie integratora ERP, ponieważ zmiany w ERP są poza naszym zakresem.
• Największe ryzyko po Waszej stronie. Brak wskazanego właściciela procesu, dlatego wyznaczamy go jako część zakresu, nie zostawiamy tego otwarte.
• Największe ryzyko po naszej stronie. Opóźnienia w dostępach do systemu sprzedażowego, dlatego termin startu wymaga potwierdzonych dostępów przed pierwszym dniem prac.

Jak to przebiega w czasie

1. Tydzień 1-2 po podpisaniu

   Start i przegląd obiegu faktur

   Przegląd obecnego obiegu faktur sprzedażowych między systemem sprzedażowym a księgowością, potwierdzenie dostępów do systemu sprzedażowego.

2. Tydzień 2-5

   Konfiguracja i procedura

   Konfiguracja uprawnień i certyfikatu w KSeF, spisanie procedury na wyjątki, wskazanie właściciela procesu, prace zdalne.

3. Tydzień 6

   Szkolenie i odbiór

   Szkolenie dwóch osób w Waszej siedzibie, odbiór wdrożenia, start opieki miesięcznej.

4. Najbliższy krok

   Podpisanie umowy

   Po podpisaniu uzgadniamy dokładną datę startu, licząc dwa tygodnie od podpisania.