Projekt dokumentu wewnętrznego
Procedura AML
Biuro Rachunkowe Saldo s.c. - przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
PROJEKT do zatwierdzenia przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla i osobę odpowiedzialną za AML. Dane firmy: Biuro Rachunkowe Saldo s.c., NIP 000-000-00-00, ul. Wzorcowa 5, Poznań - dane przekazane jako przykładowe/pokazowe do wypełnienia dokumentu.
1. Status instytucji obowiązanej
Biuro Rachunkowe Saldo s.c. świadczy usługi księgowe dla około 90 małych firm z Polski (głównie usługi i handel) oraz obsługuje osoby fizyczne. Zespół liczy 6 osób. Rozliczenia odbywają się głównie przelewami krajowymi, z incydentalnymi wpłatami gotówkowymi jako przedpłaty za usługi. Zgodnie z deklaracją właściciela, biuro traktuje się jako instytucję obowiązaną z tytułu świadczenia usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.
[WYMAGA WERYFIKACJI: potwierdzenie statusu instytucji obowiązanej dla biura rachunkowego, katalog podmiotów i ewentualne wyłączenia; źródło: aktualna ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i biznes.gov.pl].
Jeżeli kwalifikacja się potwierdzi, firma stosuje obowiązki opisane w dalszej części tej procedury.
2. Ocena ryzyka instytucji
| Grupa | Fakty o działalności | Ocena opisowa | Uzasadnienie | Skutek dla procedury |
|---|---|---|---|---|
| Klient | Ok. 90 klientów: małe firmy z Polski (usługi, handel) oraz osoby fizyczne; pojedynczy klienci z kapitałem zagranicznym, bez transakcji międzynarodowych | [UZUPEŁNIJ: poziom ryzyka do ustalenia przez osobę odpowiedzialną] | [UZUPEŁNIJ: uzasadnienie oceny] | [UZUPEŁNIJ: środki wynikające z oceny] |
| Geografia | Klienci krajowi; incydentalnie kapitał zagraniczny w strukturze właścicielskiej, bez operacji transgranicznych | [UZUPEŁNIJ: poziom ryzyka] | [UZUPEŁNIJ: uzasadnienie] | [UZUPEŁNIJ: środki] |
| Produkty i usługi | Usługi księgowe; przeciętna miesięczna transakcja na klienta do 10 000 PLN | [UZUPEŁNIJ: poziom ryzyka] | [UZUPEŁNIJ: uzasadnienie] | [UZUPEŁNIJ: środki] |
| Kanał dostawy | Przelewy krajowe jako dominująca forma rozliczeń; gotówka przyjmowana sporadycznie jako przedpłata za usługi | [UZUPEŁNIJ: poziom ryzyka] | [UZUPEŁNIJ: uzasadnienie] | [UZUPEŁNIJ: środki] |
Wniosek instytucji: [UZUPEŁNIJ: ogólny poziom ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu wraz z uzasadnieniem - decyzja należy do osoby odpowiedzialnej za AML, nie do tego dokumentu].
3. Środki bezpieczeństwa finansowego
Kiedy
Przed nawiązaniem współpracy z klientem (przy podpisaniu umowy), przy wątpliwościach co do wiarygodności danych, oraz w innych przypadkach wskazanych przepisami. [WYMAGA WERYFIKACJI: aktualne progi kwotowe i momenty obligatoryjnego stosowania środków bezpieczeństwa finansowego; źródło: ustawa AML].
Kto
Za stosowanie środków odpowiada Jan Kowalski jako osoba odpowiedzialna za AML. [UZUPEŁNIJ: zastępca na wypadek nieobecności - obecnie nie wyznaczono]. Ślad wykonania czynności pozostaje w dokumentacji klienta.
- Identyfikacja i weryfikacja klienta na podstawie CEIDG/KRS oraz dowodu tożsamości przy podpisaniu umowy.
- Ustalenie celu i charakteru relacji - świadczenie usług księgowych na rzecz klienta.
- Ocena i bieżące monitorowanie ryzyka w trakcie trwania współpracy, w tym obserwacja wątpliwości zgłaszanych przed podpisaniem umowy.
- [UZUPEŁNIJ: postępowanie, gdy środka bezpieczeństwa finansowego nie można zastosować - np. odmowa nawiązania współpracy, tryb decyzyjny].
4. Identyfikacja i weryfikacja klienta
| Czynność | Właściciel | Źródło weryfikacji | Termin | Dowód |
|---|---|---|---|---|
| Weryfikacja tożsamości klienta i danych rejestrowych | Jan Kowalski / [UZUPEŁNIJ: czy inni pracownicy wykonują tę czynność] | CEIDG/KRS, dowód osobisty przy podpisaniu umowy | Przed podpisaniem umowy | [UZUPEŁNIJ: miejsce zapisu - dokumentacja klienta/segregator/system] |
| Ustalenie beneficjenta rzeczywistego | Jan Kowalski | CRBR | Przed podpisaniem umowy | [UZUPEŁNIJ: miejsce zapisu] |
Wątpliwości dotyczące klienta są konsultowane przed podpisaniem umowy. [UZUPEŁNIJ: szczegółowe zasady weryfikacji PEP i list sankcyjnych - obecnie nie zostały opisane w rozmowie]. [WYMAGA WERYFIKACJI: aktualny obowiązkowy zakres sprawdzania PEP, sankcji oraz częstotliwość aktualizacji danych klienta; źródło: ustawa AML i listy sankcyjne].
5. Beneficjent rzeczywisty
- Badanie struktury własności i kontroli klienta w oparciu o dane rejestrowe (CEIDG/KRS) przekazane przy podpisaniu umowy.
- Porównanie ustalonego beneficjenta rzeczywistego z danymi w CRBR.
- [UZUPEŁNIJ: sposób obsługi rozbieżności między danymi klienta a CRBR - nie został opisany w rozmowie].
- [UZUPEŁNIJ: forma decyzji osoby odpowiedzialnej i sposób jej udokumentowania].
CRBR jest źródłem porównawczym, a nie jedyną podstawą badania. [WYMAGA WERYFIKACJI: aktualny zakres danych i tryb obsługi rozbieżności; źródło: CRBR na podatki.gov.pl].
6. Zgłoszenia do GIIF
- Pracownik zapisuje zaobserwowane fakty budzące wątpliwości i przekazuje je wewnętrznie do Jana Kowalskiego jako osoby odpowiedzialnej za AML. [UZUPEŁNIJ: konkretna forma zgłoszenia wewnętrznego - ustna, pisemna, elektroniczna - nie została ustalona w rozmowie].
- Osoba odpowiedzialna analizuje zgłoszenie i podejmuje decyzję co do dalszego postępowania.
- Uprawniona osoba wykonuje czynność zgłoszenia w systemie GIIF, jeśli analiza to uzasadnia. [UZUPEŁNIJ: czy Jan Kowalski posiada dostęp do systemu teleinformatycznego GIIF].
- Dokumentacja dotycząca analizy i ewentualnego zgłoszenia pozostaje poufna i dostępna wyłącznie osobie odpowiedzialnej.
Poufność: klient nie otrzymuje informacji o analizie, zawiadomieniu ani zgłoszeniu. [WYMAGA WERYFIKACJI: aktualne terminy, tryb i wyjątki zgłoszeń do GIIF; źródło: GIIF i ustawa AML].
Decyzja osoby odpowiedzialnej: [UZUPEŁNIJ: pole do wypełnienia przez Jana Kowalskiego przy konkretnym przypadku - niniejszy dokument nie rozstrzyga indywidualnych spraw].
7. Przechowywanie dokumentacji
| Kategoria | Miejsce | Dostęp | Okres | Usunięcie | Właściciel |
|---|---|---|---|---|---|
| Dokumenty klientów i dokumentacja AML | Segregatory w archiwum zamykanym na klucz oraz system księgowy | [UZUPEŁNIJ: role uprawnione do dostępu] | 5 lat (zgodnie z praktyką biura); [WYMAGA WERYFIKACJI: czy okres 5 lat jest zgodny z aktualnym wymogiem ustawowym dla dokumentacji AML] | [UZUPEŁNIJ: sposób usunięcia po upływie okresu] | Jan Kowalski |
8. Szkolenia i odpowiedzialność
| Rola | Odpowiedzialność | Zastępca | Szkolenie | Dowód |
|---|---|---|---|---|
| Osoba odpowiedzialna za AML | Jan Kowalski - właściciel biura, prowadzi szkolenia po ukończeniu kursu GIIF | [UZUPEŁNIJ: nie wyznaczono zastępcy - pierwszy dokument AML w biurze] | Szkolenie AML raz w roku dla całego zespołu; nowi pracownicy szkoleni w pierwszym miesiącu zatrudnienia | [UZUPEŁNIJ: miejsce potwierdzenia odbycia szkolenia, np. lista obecności, rejestr szkoleń] |
| Pracownicy biura (5 osób) | Zgłaszanie wątpliwości do osoby odpowiedzialnej; stosowanie procedury w bieżącej obsłudze klientów | nie dotyczy | Jak wyżej | [UZUPEŁNIJ: miejsce potwierdzenia] |
Braki do domknięcia
- Wyznaczenie zastępcy osoby odpowiedzialnej za AML na czas nieobecności Jana Kowalskiego - do ustalenia przez właściciela przed zatwierdzeniem dokumentu.
- Opisanie formy wewnętrznego zgłaszania wątpliwości przez pracowników - do ustalenia przez Jana Kowalskiego.
- Potwierdzenie statusu instytucji obowiązanej i zakresu wyłączeń - do weryfikacji prawnej przed zatwierdzeniem.
- Ustalenie progów i momentów obligatoryjnego stosowania środków bezpieczeństwa finansowego - do weryfikacji prawnej.
- Weryfikacja aktualnego okresu przechowywania dokumentacji AML (obecnie stosowane 5 lat) - do weryfikacji prawnej.
- Opisanie procedury PEP i sprawdzania list sankcyjnych - do uzupełnienia przez osobę odpowiedzialną.
- Ustalenie sposobu udokumentowania decyzji o zgłoszeniu lub braku zgłoszenia do GIIF - do uzupełnienia.
Źródła i data sprawdzenia
- [UZUPEŁNIJ: konkretne źródło prawne i data sprawdzenia - ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, strona GIIF, CRBR na podatki.gov.pl].
Dokument przygotowany w Pracowni AiXperts. Wymaga przeglądu osoby odpowiedzialnej. Materiał strukturyzuje i edukuje, nie orzeka zgodności z prawem, nie ocenia transakcji i nie zastępuje prawnika ani wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za AML.